Les séminaires et les événements ont toujours été mis en œuvre comme une expérience holistique pour les participants. Ainsi, l’organisation d’un séminaire Marseille ou d’un événement exige une planification et une préparation approfondies, la plupart des travaux étant effectués au moins quelques mois avant l’événement. La plupart du temps, les séminaires semblent fonctionner comme sur des roulettes, tous les événements se déroulant sans heurts selon le calendrier prévu.  

1. Établir le thème de l’événement

Chaque événement a un thème et un objectif qui déterminent l’organisation de l’événement, les publics cibles ou les participants, les invités et l’approche marketing. En général, un événement commercial tel qu’une conférence internationale sur un secteur particulier intéressera les participants qui exercent des activités dans ce secteur, ainsi que les sponsors qui tireront profit de la promotion de leurs produits pendant l’événement.

En dehors de cela, le thème de l’organisation du séminaire déterminera également le type de canaux marketing à utiliser pour la publicité.

2. Sélection d’un lieu

Le choix du lieu dépend fortement de l’ampleur de l’événement. Habituellement, celle-ci est déterminée par le nombre de participants, la présence d’éventuels invités d’honneur, les activités qui se dérouleront pendant l’événement, ou si une surface supplémentaire est nécessaire pour l’exposition.

3. Marketing et publicité du séminaire

Le marketing d’un séminaire est de loin la tâche la plus critique et souvent la plus difficile dans l’organisation d’un séminaire et est souvent considéré comme le facteur le plus critique de la réussite d’un événement. En effet, le nombre de participants qui se présentent à un séminaire dépend fortement de la force des activités de marketing et de la publicité. Le fait que l’événement atteigne ou non son objectif, ou que les organisateurs rentrent chez eux avec un bénéfice ou une perte, dépend largement des possibilités de commercialisation de l’événement. Cela signifie que la bonne stratégie de marketing et le bon positionnement du séminaire doivent être adoptés afin d’attirer les inscriptions adéquates à l’événement.

4. Collaboration avec les sponsors

Obtenir la participation de sponsors réputés à un événement contribuera à renforcer la crédibilité de l’événement, ainsi qu’à réduire les coûts. Les sponsors peuvent également vous aider en matière de marketing, puisqu’ils contribuent à faire connaître votre événement à leurs clients. En outre, certains sponsors peuvent participer à la location du lieu de l’événement en échange d’un espace d’exposition ou de publicité pour eux-mêmes. Certains sponsors demandent également qu’un court message sur leur entreprise soit remis aux participants pendant l’événement. D’autres offrent des échantillons de produits ou des cadeaux de bienvenue aux participants.

5. Gérer les personnes et travailler avec les orateurs

Un séminaire ne sera pas réussi sans les personnes qui l’animent, ainsi que les orateurs qui partagent leurs connaissances avec les participants. Invitez des orateurs de calibre et de réputation à l’événement, qui fourniront aux participants des informations pertinentes pour leur travail, leur secteur ou leur entreprise.

6. Le jour même – Préparation, inscription, accueil, retour d’information

Toute la planification et les préparatifs du séminaire, qui représentent 80 % du travail total, se répercutent sur l’événement réel, qui peut ne durer que quelques heures ou quelques jours. La veille de l’événement, visitez le lieu pour vous assurer que tout est en ordre, conformément aux exigences et aux spécifications.