Aussi brillant soit-il, un projet peut vite tourner à la catastrophe. Cela arrive souvent lorsque vous ne prenez pas le temps d’élaborer judicieusement ledit projet. La gestion efficace d’un projet passe par 4 principales étapes.

  1. Gestion de projet : définition des objectifs et analyse des besoins

Pour une gestion de projet efficace, définissez les objectifs dès le départ. Sans quoi, vous allez vous lancer sur un chemin incertain. Prenez un agenda et mettez par écrit les objectifs (principaux et secondaires) de votre projet. Vous pouvez vous servir de l’un des 20 meilleurs logiciels gestion de projet pour réaliser cette étape.

Pour trouver les buts du programme, posez-vous les questions essentielles.

  • Le projet vise à résoudre quel problème ?
  • Le problème à résoudre par le projet ne va-t-il pas entraîner un autre plus grave ?
  • Quels sont les domaines de la vie qui seront impactés par le projet ?
  • Quels sont les types d’entreprises qui seront intéressées ?

Les réponses à ces différentes interrogations vont vous permettre de définir clairement les objectifs de votre projet. Après cette phase, pensez maintenant à l’analyse des besoins.

Définissez les différents types de ressources qui vont être impliquées dans la réalisation de votre projet. S’agit-il de ressources humaines, financières, technologiques ? C’est important de les énoncer pour ne pas naviguer à vue.

  • La planification du projet

La planification consiste à définir les différentes tâches et activités nécessaires au bon déroulement du projet. Prenez le temps qu’il faut pour les établir, car procéder à la va-vite peut porter préjudice au projet. N’oubliez aucun paramètre, car chaque phase constitue un maillon de la chaîne.

Les différentes tâches impliquées sont généralement reliées les unes aux autres. Vous devez donc les dresser de façon chronologique. Sans l’achèvement de la première, ne prenez pas le risque d’enchaîner avec la deuxième.

Pour réussir l’étape de la planification, montrez-vous agile et divisez le projet en plusieurs sous-étapes. En procédant ainsi, vous évoluez en ayant une idée de ce que vous faites et vous êtes sûr de ne pas brûler une étape primordiale.

Compartimenter le projet permet aussi de motiver les participants. Chacun sait la tâche qui lui est affectée et va s’atteler à la réussir pour ne pas être la cause de l’échec du groupe.

Pour finir, veillez à intégrer les éventuelles contraintes liées à la durée, au budget et aux ressources pour chaque tâche.

  • L’exécution du projet

C’est sans doute l’étape la plus importante du projet. Ici, vous devez communiquer autour du projet, contrôler l’avancement des différentes tâches assignées à chaque intervenant ou groupe impliqué. C’est au cours de cette phase que vous devez enchaîner les réunions. Ces rencontres périodiques vont vous permettre de faire le point sur l’avancement des activités et vérifier si vous faites une bonne gestion du temps. Elles vous aident aussi à vous approprier des difficultés rencontrées par vos collaborateurs et d’y apporter des solutions.

Par ailleurs, vous devez veiller à la coordination de toutes les parties prenantes et la mise à jour des indicateurs clés de performance en utilisant une solution collaborative. C’est également à l’étape de la planification qu’il faut tester le projet, effectuer des changements ou améliorations. Elle requiert donc de la concentration et de l’adaptabilité.

L’étape de l’exécution du projet est généralement conclue par la transmission du livrable final en interne ou au client, une fois toutes les tâches réalisées conformément au cahier de charges.

  • Le bilan du projet

Une fois le projet terminé ou monté, il faut faire le bilan. Cette étape n’est pas à négliger, car elle permet de tirer le meilleur parti de l’expérience vécue pour bien suivre les projets futurs. Les questions essentielles à poser sont celles-ci :

  • L’objectif est-il atteint ? La problématique résolue ?
  • Comment les risques et les contraintes ont-ils été gérés ?
  • Le budget alloué a-t-il été respecté ?
  • Les ressources mises à disposition ont-elles été correctement utilisées ?
  • Êtes-vous satisfait du résultat final ?

Pour réaliser le bilan, vous devez avoir le cahier de charge et l’agenda des objectifs à proximité. Les chefs d’équipes doivent aussi être impliqués dans cette étape. Elle permet d’apporter de petites améliorations, si possible, au livrable.